Отчет о статусе проекта

Цели моей заметки — донести преимущества регулярной отчетности, описать критерии «хорошего» отчета о статусе проекта, а также поделиться примерами отчетов и их шаблонов.

Итак.

Кому и для чего нужен отчет о состоянии проекта?

Руководитель проекта

Во-первых, что бы там ни говорили, но подготовка отчета побуждает руководителя к регулярной оценке своего проекта и себя как его «рулевого». Если в отчете в разделе «Полученные результаты» или «Новости по проекту» написать нечего, то, согласитесь, любой ответственный менеджер почувствует себя несколько неуютно.

Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект «живет», в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники.

Заказчик проекта

Для Заказчика отчет — это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы или документацию по проекту мои Заказчики не всегда хотят. Однако, все они с желанием читают краткую информацию по проекту.

Член команды проекта

Каждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.

Сотрудники компании

Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают «скрытые стейкхолдеры». Например, проект предусматривает ребрендинг одной из компаний и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в рабочую группу проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.

Что такое «хороший» отчет?

Хороший отчет должен отражать:

  1. Что сделано в проекте с последнего периода? Можно назвать это «Новостями», «Ключевыми достижениями», «Deliverables» и пр. Суть простая: прочитав только этот раздел, Заказчик  должен сразу получить представление о проекте и его состоянии.
  2. Какие задачи на следующий период стоят перед проектом и его командой? Что и когда нужно сделать с указанием фамилий. Добавлю между строк: фамилия и имя сотрудника напротив какой-то записи в отчете очень стимулирует «персонажей» к прочтению документа.
  3. Прогноз реализации проекта с учетом текущего состояния.

Какие еще разделы могут быть в отчете?

Список может быть большим, выбирайте то, что вам потребуется.

  1. Просроченные задачи. В этом разделе отражаются просроченные задачи и их текущие даты завершения с указанием ответственных и причин отклонений.
  2. Сроки и результаты проекта. Раздел информирует о контрольных вехах проекта и их текущих / базовых датах достижения
  3. Проблемы и вопросы к Заказчику. Список вопросов, рисков, проблем и пр., которые требуют участия Заказчика. Важный раздел, если вы хотите управлять своим Заказчиком
  4. График выполнения проекта по срокам. Это кривая, которая показывает относительное отклонение сроков от базового плана проекта. Если виден отрицательный тренд, то пора бить тревогу
  5. Бюджет проекта и его состояние. Как в целом, так и по статьям. Если бюджет осваивается поквартально и связан с бюджетированием, то в разрезе кварталов. Обязательно указать прогноз бюджета на следующий период. Если кто-то использует «освоенный объем», вышлите мне на E-mail, очень хочу посмотреть.
  6. Планируемые встречи по проекту. Актуально для проектов, в которых график встреч является важной частью коммуникаций. Например, консалтинговые проекты. Укажите, дату, повестку дня и планируемый состав участников.

Еще несколько правил хорошего отчета:

  1. Отчет должен быть кратким — из практики не более 2 страниц текста. Я стараюсь составлять разделы таким образом, чтобы разделы шли от наиболее значимых к менее значимым. Для второстепенных документов активно использую вложения в виде файлов (будет желание — откроет и прочитает).
  2. Используйте смайлы и цвета. Пусть и выглядит несколько мультяшно, но зато больше вероятность, что отчет прочтут до конца.
  3. Хороший отчет должен нести в себе «сюжет». Это сложно объяснить и не так просто сделать. Автор отчета должен быть в некотором роде журналистом, который пишет статью про убийство известного бизнесмена или политика. Если отчет не вызывал у Заказчика эмоций и действий, то это «просто отчет». Если, прочитав отчет, у Заказчика появилось желание написать письмо, сделать 1-2 звонка или просто «пропушить менеджмент», то отчет удался.

Пример отчета о состоянии проекта, а также несколько шаблонов во вложении.

Желаю успехов!

Отчет о статусе проекта (пример 1)

Отчет о статусе проекта (пример 2)

Шаблон 1

Шаблон 2

Шаблон 3