Усвоенные уроки: что это и как подготовить?

Lessons Learned Project Management

 

Сегодня я расскажу о том, что такое “Усвоенные уроки”, зачем и как готовить этот документ. Также поделюсь накопленным опытом проектов, в которых принимал участие. По всем примерам хотелось бы услышать ваши предложения или пожелания (оставляйте в комментариях).

Что такое “Усвоенные уроки”?

Усвоенные уроки или  Lessons learned – это документ, в котором команда проекта (или ее руководитель) документирует весь тот бесценный опыт, который был получен в ходе всего проекта. Подготовка этого документа – обязательный шаг при закрытии проекта.

Подробнее о закрытии проекта читайте в статье “Шесть шагов закрытия проекта“.

Усвоенные уроки

Как составить отчет “Усвоенные уроки”?

Документ можно начинать составлять уже тогда, когда ваш проект вышел на финишную прямую: остались последние итерации, заказчик принял продукт в эксплуатацию, есть все результаты проекта… Международные стандарты, например PMBoK, рекомендуют документировать опыт на протяжении всего проекта, чтобы ничего не упустить и не забыть. В моем опыте такая практика не прижилась.

Какие разделы включают в себя “Усвоенные уроки”?

В состав документа я всегда включаю следующие разделы:

  1. Цели проекта: какие критерии достижения ставились и как они выполнены, почему были отклонения?
  2. Результаты проекта: что необходимо было сдать заказчику и что по факту сделано, когда сдано и почему были отклонения?
  3. Информация о выполнении бюджета проекта (в деньгах или в трудозатратах)
  4. Хронология изменений в базовом плане. Позволяет оценить, сколько раз руководитель проекта “обнулял счетчик” проекта.
  5. Опыт для последующих команд (пример смотрите ниже).

Усвоенные уроки - примеры

Все высказывания в документе должны носить конкретный характер. Очень важно, чтобы отчет был построен на фактах и подкреплялся документами или ссылками на них. Желательно, чтобы описываемый опыт мог быть применен в других проектах.

Вот хорошие примеры высказываний.

К разработке контента для системы команда проекта приступила с сильным опозданием без явных на то причин, что повлекло к превышению срока разработки программного продукта.

При разработке сайта было запланировано недостаточно итераций с подрядчиком, что повлекло превышение срока разработки web-сайта.

Цели и результаты проекта не были документированы, что привело к сложностям при закрытии проекта. Команда проекта не была формально создана, что привело к сложностям при контроле исполнения задач заказчика и исполнителя.

100% выделение времени руководителя проекта на проект сделало мероприятие более управляемым. Активное участие Заказчиков на совещаниях повысило приоритет проекта для его участников.

При больших сроках реализации проектов (более 5 месяцев) и большом количестве документации по проекту целесообразно делать скан-копии всех договоров со всеми внешними подрядчиками, а также главных документов по проекту (утвержденные ТЗ, спецификации требований, протоколы совещаний). Документацию целесообразно размещать в Проектном Офисе.

Была проведена сверка с 2240 клиентами. Торговые команды не оказали должной помощи в подписании актов сверки. Мотивационный фонд не повлиял на ситуацию. Ресурса финансовых контролеров не было достаточно, чтобы обеспечить сверку в установленный срок.

Примеры записей, которые я определил как некорректные:

Низкий уровень исполнительской дисциплины по проекту со стороны некоторых участников проектной группы. Мое мнение: нет понимания кто именно и почему.

Прежде чем приступать к выбору и тем более внедрению системы автоматизации (СА), необходимо формализовать бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать, затем определить требования к СА на основе составленной технологической карты и на ее основе составить техническое задание на внедрение. Мое мнение: такой опыт можно писать к каждому проекту автоматизации.

При реализации проекта в полной мере отработан комплексный подход по проектированию, строительству, тестированию, вводу в эксплуатацию и поддержке ИТ-инфраструктуры, представляющей сложный многокомпонентный комплекс оборудования и программного обеспечения (ЦОД). Мое мнение: опыт безусловно получен, но как можно использовать в других проектах.

В качестве резюме выкладываю несколько примеров документов для скачивания.

Удачи.

Итоговый отчет по проекту

Ребрендинг. Итоговый отчет по проекту

Интеграция систем. Накопленный опыт

About author View all posts Author website

Александр Кольцов

Закончил программу MBA при Российской экономической академии им. Плеханова. Дипломная работа - "Внедрение корпоративной системы проектного управления в территориально распределенном Холдинге".
Внедряю ERP для заказчиков из Европы и США.
Опыт внедрения системы управления проектами в компаниях России и Беларуси.
Читаю тренинги по управлению проектами, внедрению КСУП, автоматизированным инструментам управления проектами.