Введение
Вы всё ещё выставляете счета вручную? В этом подробном руководстве мы разберёмся, что такое счёт proforma, зачем он нужен, и как Odoo — передовая система ERP/CRM — помогает компаниям автоматизировать процессы выставления счетов. Эта статья предназначена компаниям, которые переходят на Odoo и испытывают недопонимание новой терминологии.
На рынке СНГ термин Proforma не используется, потому что есть аналогичный термин “Счет на оплату”. Вы выдаете “счет” клиенту, если он намерен оплатить ваш товар. Для компаний, которые переходят на Odoo термин счёт proforma вызывает недопонимание? — и это неудивительно. Proforma — это предварительный документ, отправляемый клиенту до отгрузки товара или оказания услуги. В нём указаны позиции, количества, цены и условия оплаты. Однако, в отличие от Invoice в Odoo, Proforma Invoice не создаёт бухгалтерских проводок и не требует оплаты по факту своего существования.
Александр Кольцов, эксперт ERP и основатель ERPixel, поясняет:
“Proforma — это документ, который клиент берёт с собой в банк, чтобы оплатить заказ. Ближайший аналог в отечественном учете – счет на оплату. В отличие от Инвойса, отсутствие оплаты по proforma не влияет на бухгалтерию. В Odoo Инвойс — это полноценный бухгалтерский документ с проводкой (account move), который нельзя просто удалить. А proforma — это аккуратное предложение оплатить заказ на условиях, указанных в документе.”
Проблемы компаний при работе со счётами
Во многих компаниях возникают типичные сложности с документооборотом:
-
Ошибки при ручном вводе данных
-
Сложности с отслеживанием оплат и задолженностей
-
Задержки в обработке счетов, что сказывается на денежном потоке
-
Непрозрачность условий, неэффективная коммуникация с клиентами
Всё это приводит к потере времени, доверия и прибыли.
Отличие Proforma Invoice от Quotation
Что такое Quotation? Это коммерческое предложение для клиента, в котором вы указываете все атрибуты товара и его поставки. В Odoo Quotation – это шаблонная форма, в которой клиенту высылают предложение цены.
Комментарий от Александра Кольцова:
“Технически в Odoo разница между Quotation и Proforma — только в заголовке документа. Но на практике это важно. Quotation — это просто предложение цены, без банковских реквизитов, без скидок и конкретных условий сделки. Это удобно, когда клиент хочет узнать цену, но ещё не определился. Proforma — это уже документ с чёткими условиями оплаты.”
Odoo позволяет активировать возможность выставления Proforma Invoice через настройки системы. После активации появляется возможность вместо стандартной Quotation отправлять клиенту документ с заголовком Proforma Invoice.
Как выставить Proforma Invoice в Odoo
Процесс создания счёта proforma в Odoo интуитивно понятен:
-
Перейдите в заказ на продажу
-
Нажмите Печать → Proforma Invoice
-
Или воспользуйтесь кнопкой Отправить Proforma Invoice, чтобы сразу отправить письмо клиенту с вложенным документом
Это удобный способ предоставить клиенту все платёжные реквизиты без создания бухгалтерского документа.
Расширенная настройка proforma в ERPixel
В ERPixel мы часто дорабатываем стандартный процесс работы с Proforma Invoice для специфических нужд бизнеса. Вот что мы реализуем для наших клиентов:
-
Отображение изображений товаров
-
Автоматический расчёт скидок
-
Учет поставок с разных складов в одном заказе
-
Согласование документов с участием нескольких отделов
Комментарий Александра Кольцова:
“Базовая Proforma в Odoo — это хороший старт. Но в реальных бизнес-процессах часто требуется больше. Мы добавляем товарные изображения, настраиваем отображение скидок, учитываем отгрузки с разных складов. Также автоматизируем согласования с отделом продаж или логистики. Обратитесь к нам — оценим объём работ и предложим подходящее решение.”
Сравнение с конкурентами
На фоне решений, таких как SAP, NetSuite, Zoho или Microsoft Dynamics, система Odoo выделяется:
-
Простым интерфейсом, не требующим долгого обучения
-
Гибкой ценовой политикой, подходящей даже малым компаниям
-
Открытой архитектурой, позволяющей глубоко настраивать процессы
-
Надёжной поддержкой, как со стороны разработчиков, так и партнёрской сети
Вывод
Если вы до сих пор используете Word или Excel для выставления счетов — самое время перейти на Odoo. Автоматизация proforma invoice — это шаг к прозрачной, быстрой и надёжной работе с клиентами.
Преимущества Odoo для работы с Proforma:
✅ отсутствие ошибок при ручном вводе
✅ улучшение управления оплатами
✅ автоматизация продаж и коммуникаций
✅ возможность доработки под ваши процессы
Хотите внедрить удобную работу с Proforma в Odoo?
Обратитесь в ERPixel — мы поможем внедрить или доработать процесс выставления документов под ваши бизнес-процессы.
Также приглашаем на обучение по Odoo для отделов продаж — быстро, по делу, с реальными кейсами.
