Усвоенные уроки: что это и как подготовить?

Сегодня я расскажу о том, что такое «Усвоенные уроки», зачем и как готовить этот документ. Также поделюсь накопленным опытом проектов, в которых принимал участие. По всем примерам хотелось бы услышать ваши предложения или пожелания (оставляйте в комментариях).

Что такое «Усвоенные уроки»?

Усвоенные уроки или  Lessons learned — это документ, в котором команда проекта (или ее руководитель) документирует весь тот бесценный опыт, который был получен в ходе всего проекта. Подготовка этого документа — обязательный шаг при закрытии проекта.

Подробнее о закрытии проекта читайте в статье «Шесть шагов закрытия проекта«.

Как составить отчет «Усвоенные уроки»?

Документ можно начинать составлять уже тогда, когда ваш проект вышел на финишную прямую: остались последние итерации, заказчик принял продукт в эксплуатацию, есть все результаты проекта… Международные стандарты, например PMBoK, рекомендуют документировать опыт на протяжении всего проекта, чтобы ничего не упустить и не забыть. В моем опыте такая практика не прижилась.

Какие разделы включают в себя «Усвоенные уроки»?

В состав документа я всегда включаю следующие разделы:

  1. Цели проекта: какие критерии достижения ставились и как они выполнены, почему были отклонения?
  2. Результаты проекта: что необходимо было сдать заказчику и что по факту сделано, когда сдано и почему были отклонения?
  3. Информация о выполнении бюджета проекта (в деньгах или в трудозатратах)
  4. Хронология изменений в базовом плане. Позволяет оценить, сколько раз руководитель проекта «обнулял счетчик» проекта.
  5. Опыт для последующих команд (пример смотрите ниже).

Все высказывания в документе должны носить конкретный характер. Очень важно, чтобы отчет был построен на фактах и подкреплялся документами или ссылками на них. Желательно, чтобы описываемый опыт мог быть применен в других проектах.

Вот хорошие примеры высказываний.

К разработке контента для системы команда проекта приступила с сильным опозданием без явных на то причин, что повлекло к превышению срока разработки программного продукта.

При разработке сайта было запланировано недостаточно итераций с подрядчиком, что повлекло превышение срока разработки web-сайта.

Цели и результаты проекта не были документированы, что привело к сложностям при закрытии проекта. Команда проекта не была формально создана, что привело к сложностям при контроле исполнения задач заказчика и исполнителя.

100% выделение времени руководителя проекта на проект сделало мероприятие более управляемым. Активное участие Заказчиков на совещаниях повысило приоритет проекта для его участников.

При больших сроках реализации проектов (более 5 месяцев) и большом количестве документации по проекту целесообразно делать скан-копии всех договоров со всеми внешними подрядчиками, а также главных документов по проекту (утвержденные ТЗ, спецификации требований, протоколы совещаний). Документацию целесообразно размещать в Проектном Офисе.

Была проведена сверка с 2240 клиентами. Торговые команды не оказали должной помощи в подписании актов сверки. Мотивационный фонд не повлиял на ситуацию. Ресурса финансовых контролеров не было достаточно, чтобы обеспечить сверку в установленный срок.

Примеры записей, которые я определил как некорректные:

Низкий уровень исполнительской дисциплины по проекту со стороны некоторых участников проектной группы. Мое мнение: нет понимания кто именно и почему.

Прежде чем приступать к выбору и тем более внедрению системы автоматизации (СА), необходимо формализовать бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать, затем определить требования к СА на основе составленной технологической карты и на ее основе составить техническое задание на внедрение. Мое мнение: такой опыт можно писать к каждому проекту автоматизации.

При реализации проекта в полной мере отработан комплексный подход по проектированию, строительству, тестированию, вводу в эксплуатацию и поддержке ИТ-инфраструктуры, представляющей сложный многокомпонентный комплекс оборудования и программного обеспечения (ЦОД). Мое мнение: опыт безусловно получен, но как можно использовать в других проектах.

В качестве резюме выкладываю несколько примеров документов для скачивания.

Удачи.

Итоговый отчет по проекту

Ребрендинг. Итоговый отчет по проекту

Интеграция систем. Накопленный опыт